As sociedades anônimas com exercício financeiro coincidente com o calendário civil têm até o dia 30 de abril para realizar a Assembleia Geral Ordinária. Confira as orientações sobre prazos, formalidades e condução segura:

Fundamentação Legal 

Nos termos do art. 132 da Lei das S.A., a AGO deve ser realizada anualmente nos quatro primeiros meses após o término do exercício social para deliberar sobre:

1. A prestação de contas dos administradores, com exame, discussão e votação das demonstrações financeiras;

2. A destinação do lucro líquido do exercício e a eventual distribuição de dividendos;

3. A eleição dos administradores e, se for o caso, dos membros do conselho fiscal.

Formalidades necessárias

Aviso aos acionistas

Até um mês antes da data da AGO, os administradores devem comunicar aos acionistas que as demonstrações financeiras, o relatório da administração e demais documentos relativos ao exercício financeiro a ser examinado estão disponíveis para consulta ou cópias.

Convocação 

Nas companhias fechadas, a convocação deve ser feita com antecedência mínima de 8 dias em primeira convocação e 5 dias em segunda convocação. Já nas companhias abertas, os prazos são de 21 dias para a primeira e de 8 dias para a segunda. 

Os prazos são contados a partir do primeiro anúncio.

Documentos e demonstrativos da Administração

A administração deve, no prazo de no mínimo 5 dias que antecede a AGO, publicar os relatórios de administração, demonstrativos e parecer dos auditores independentes, se houver.

Publicações obrigatórias 

As publicações previstas na Lei das S.A. devem ser feitas em jornal de grande circulação. Todavia, as sociedades de capital fechado, com receita bruta anual até R$ 78 milhões, poderão realizar as suas publicações de maneira eletrônica por meio da Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Participação remota

A participação dos acionistas na AGO também pode ser remota por meio de videoconferência ou outros sistemas eletrônicos que assegurem a sua identificação e participação.

Recomendações

• Planejamento antecipado: Prepare com antecedência a documentação contábil e os materiais de apoio à assembleia.
• Assessoria jurídica e contábil: Conte com apoio especializado para elaboração de editais de convocação, atas e cumprimento de formalidades legais, bem como na preparação das demonstrações do exercício financeiro.
• Registro e arquivamento: A ata da AGO deve ser registrada na Junta Comercial em até 30 dias após a realização da assembleia.
• Governança e transparência: Utilize a AGO como oportunidade para fortalecer a relação com os acionistas e demonstrar a integridade da gestão, promovendo a governança e a transparência da companhia.

Pontos de atenção 

O descumprimento do prazo legal ou a não realização da AGO pode expor os administradores a questionamentos por parte dos acionistas quanto à regularidade da gestão e ao cumprimento de seus deveres legais.

Na deliberação sobre o lucro, é fundamental refletir eventuais distribuições previamente realizadas, especialmente aquelas antecipadas à luz da Lei nº 15.270, no contexto da preservação do regime de isenção aplicável aos dividendos. Nesses casos, recomenda-se que a AGO registre expressamente a parcela do lucro líquido do exercício já distribuída.

Condução segura 

A Assembleia Geral Ordinária é mais do que uma mera formalidade: trata-se de instrumento essencial para a governança, transparência e conformidade jurídica.

O adequado cumprimento das exigências legais e a condução segura do processo envolvem atenção a aspectos como:

• Na elaboração dos documentos societários, como anúncios, editais e atas;
• Na condução das assembleias, inclusive com participação remota;
• No correto arquivamento dos documentos na Junta Comercial.