A Lei de Sociedades Anônimas e Código Civil, nos artigos 132 e 1.078, respectivamente, determinam que, ao término de cada exercício social, as sociedades têm até 04 (quatro) meses para realizarem assemblei geral ordinária (“AGO”) e assembleia/reunião de sócios, com a finalidade de:

• Analisar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
• Deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos, se houver; e
• Designar administradores e membros do conselho fiscal, quando for o caso.

Para a realização da AGO e reunião de sócios, é importante observar a exigência de algumas formalidades, quais sejam, nas Sociedades Limitadas, devem ser disponibilizados o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico aos sócios que não exercerem a administração da sociedade em até 30 (trinta) dias antes da data da assembleia/reunião de sócios.

Já para o caso das Sociedades Anônimas, deve ser disponibilizado aos acionistas, com pelo menos um mês de antecedência da data da realização da AGO, os seguintes documentos:

1. Relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício social;
2. Demonstrações financeiras;
3. Parecer dos auditores independentes, se houver; e
4. Parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se instalado.

A Lei das Sociedades Anônimas prevê que as publicações deverão ser feitas da seguinte forma:

1. Sociedades de capital aberto ou fechado com receita bruta anual superior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), em jornal de grande circulação, impresso e digital.
2. Sociedades de capital fechado com receita bruta anual até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), poderão realizar suas publicações na Central de Balanços – GB do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

A realização da assembleia vai além do que uma mera formalidade legal. Uma vez que nela os acionistas tomam conhecimento dos atos praticados pela administração da sociedade,  se reúnem para discutir e votar sobre as demonstrações financeiras da sociedade, com a possibilidade de solicitar os esclarecimentos que entenderem pertinentes.

Importante destacar que, caso ocorra a aprovação das demonstrações financeiras e das contas da sociedade, sem reservas, a responsabilidade dos administradores e fiscais será exonerada. Caso ocorra a aprovação das demonstrações, mas com a modificação no montante do lucro do exercício ou no valor das obrigações, os administradores terão o prazo de 30 (trinta) dias para republicar as demonstrações, conforme art. 134, §4º da Lei das Sociedades Anônimas.